Hinweisgeberschutzgesetz: ab Mitte Dezember auch Pflicht in kleineren Unternehmen

In den ersten Monaten nach dem Inkrafttreten des Gesetzes galten für Kleinunternehmen mit 50 bis 250 Beschäftigten Übergangserleichterungen zum Umgang mit „Whistleblowern“. Damit ist ab dem 17. Dezember 2023 Schluss. Künftig müssen sich alle Firmen ab 50 Mitarbeiter*innen dem Thema stellen und ein entsprechendes Hinweisgeberschutzsystem installieren. Wer zukünftig immer noch ohne dasteht, dem drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000 Euro.

Laut Gesetz müssen sich Unternehmen an diesen Ablauf halten:

• Das Unternehmen bestätigt den Eingang einer Whistleblower-Meldung spätestens nach sieben Tagen.
• Daran schließt sich die Prüfung an, ob der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt.
• Die Meldestelle gibt dem*der Hinweisgeber*in binnen drei Monaten nach der Bestätigung eine Rückmeldung.
• Whistleblower müssen die Möglichkeit erhalten, Hinweise mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch persönlich abzugeben.
• Als zweite, gleichwertige Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen wurde beim Bundesamt für Justiz eine externe Meldestelle eingerichtet. Die Bundesländer können außerdem eigene Meldestellen schaffen.
• Whistleblower dürfen frei wählen, ob sie eine Meldung an die interne Meldestelle ihres Unternehmens abgeben oder sich lieber an die externe Meldestelle wenden möchten.
• Die Hinweise sind unter Wahrung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren und müssen regelmäßig drei Jahre nach Ablauf des Verfahrens gelöscht werden.

Um mögliche Bedenken direkt zu zerstreuen: Das Hinweisgeberschutzgesetz ist kein Freifahrtschein für ungerechtfertigte Anschuldigungen. Wer andere vorsätzlich oder grob fahrlässig beschuldigt, ist zum Ersatz des eingetretenen Schadens verpflichtet.

Gemeldet werden können die folgenden Missstände:

• Verstöße gegen Strafvorschriften nach deutschem Recht,
• Verstöße, bei denen Bußgeld droht, wenn der Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder der Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane gefährdet ist. Dazu gehören Verstöße gegen Regelungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes oder gegen das Mindestlohngesetz, aber auch gegen Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie Betriebsräten sanktionieren, und
• Verstöße gegen Rechtsvorschriften von Bund und Ländern zur Umsetzung europäischer Regelungen und Verstöße gegen unmittelbar geltende EU-Rechtsakte.

Eine anonyme Meldestelle schreibt das Gesetz nicht vor. Doch Peter Christian Felst, Jurist und Partner bei Mazars, empfiehlt: „Ich rate Unternehmen, sie einzurichten. Vertraulichkeit und Anonymität sind wichtig. Täter sind oft Vorgesetzte. Mitarbeiter*innen, die Fehlverhalten mitbekommen, sind häufig Untergebene.“

Im Interview berichtet Mazars Experte Peter Christian Felst, welche Schritte bei der Einführung eines Hinweisgeberschutzsystems konkret zu gehen und zu beachten sind – und damit jetzt auch für alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten wichtig werden.