Kostenübernahme für die Geburtstagsfeier des Geschäftsführers

Aus steuerlicher Sicht stellt sich deshalb bei einer Kostenübernahme durch das Unternehmen die Frage, ob dies aus betrieblichen/unternehmerischen Gründen geschieht oder ob es um eine besondere Ehrung der Person und deren Anerkennung sowie Belohnung geht. Wenn die gefeierte Person nicht nur angestellt, sondern auch am Unternehmen beteiligt ist, gewinnt das Thema an zusätzlicher Brisanz. Dann kann es steuerlich gesehen zu einer verdeckten Gewinnausschüttung kommen.

Verdeckte Gewinnausschüttungen (vGA) entstehen, wenn Vorteile an Unternehmensbeteiligte fließen, die durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst sind und bei der Gesellschaft zu einer Vermögensminderung oder zu einer verhinderten Vermögensmehrung führen.

Das Finanzgericht (FG) Berlin-Brandenburg hat entschieden, dass die Aufwendungen eines Arbeitgebers für die Ausrichtung einer Feier am Tag eines runden Geburtstags des Gesellschafter-Geschäftsführers eine vGA darstellen, wenn der Arbeitgeber den Nachweis einer betrieblichen Veranlassung nicht führen kann (Urteil vom 13.12.2022 – 8 K 8102/21).

Hintergrund

Die Frage der Veranlassung einer Feier hat entscheidende Bedeutung für die steuerliche Beurteilung des Sachverhalts.

Eine betriebliche Veranlassung ist gegeben, wenn u. a. folgende Faktoren im Vordergrund stehen:

• die Repräsentation des Unternehmens,
• das Networking mit engen Geschäftsfreunden oder
• die Wertschätzung der eigenen Mitarbeiter.

In Fällen betrieblicher Veranstaltungen entsteht durch die Übernahme der entstandenen Kosten beim Gesellschafter-Geschäftsführer grundsätzlich keine vGA.

Anders ist es, wenn die gesellschaftsrechtliche Veranlassung im Vordergrund steht und die Aufwendungen eher der Repräsentation des Gesellschafters oder sonstigen privaten Interessen dienen (private Sphäre). Hier unterliegen die angefallenen Kosten dem Abzugsverbot. Bei Übernahme dieser Kosten durch das Unternehmen wäre eine vGA zugunsten des Gesellschafter-Geschäftsführers zu bejahen.

Der Arbeitgeber darf diese Kosten dann nicht als Betriebsausgaben geltend machen. Sie sind außerbilanziell hinzuzurechnen und erhöhen so den steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens.

Allerdings gibt es in der Praxis häufig Fälle, in denen betriebliche Veranstaltungen mit persönlichen Ereignissen, wie runden Geburtstagen von Vorstandsmitgliedern bzw. geschäftsführenden Personen, zusammengelegt werden. Auf diese Konstellationen hat die steuerliche Beurteilung besonders achtzugeben. Es ist entscheidend, ob insoweit Elemente der betrieblichen gegenüber der gesellschaftsrechtlichen bzw. privaten Sphäre überwiegen.

Trotz eines herausgehobenen persönlichen Ereignisses kann sich nämlich aus den übrigen Umständen des Sachverhalts ergeben, dass die Aufwendungen einer Geburtstagsfeier betrieblich veranlasst sind, sofern etwa der Geburtstag nicht das tragende Element der Veranstaltung ist, sondern lediglich „Aufhänger“ für die ansonsten im Vordergrund stehende Repräsentation des Unternehmens.

Keine vGA, soweit betriebliche Veranlassung nachgewiesen

Im entschiedenen Fall folgt das Gericht der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH). Demnach ist für die Beurteilung, ob Aufwendungen für die Durchführung einer Feier betrieblich oder privat veranlasst sind, in erster Linie auf den Anlass abzustellen. Zwar ist der Anlass ein erhebliches Indiz, nicht aber das allein entscheidende Kriterium für die Beurteilung der betrieblichen oder privaten Veranlassung. Für die steuerliche Beurteilung sind zusätzliche Faktoren zu berücksichtigen, z. B.:

• Wer tritt als Gastgeber auf?
• Wer sind die Gäste (etwa Freunde und Familienangehörige des Gesellschafter-Geschäftsführers, Kunden und Beschäftigte des Unternehmens, Geschäftspartner, Personen des öffentlichen Lebens)?
• Wurden die Gäste nach geschäftsbezogenen Gesichtspunkten ausgewählt?
• Wie ist der Rahmen der Veranstaltung?
• Wo findet die Feier statt?
• Wie hoch sind die Aufwendungen?

Bei den Gästen kommt es auf die Beziehung zum Gesellschafter-Geschäftsführer an. Ist diese rein beruflich – wie bei Kunden, Mitarbeitenden, Geschäftspartnern, Personen des öffentlichen Lebens –, stellt dies ein Indiz für eine betrieblich veranlasste Feier dar. Hier sollte jedoch berücksichtigt werden, dass eine Einladung von ausgewählten Personen ohne konkrete geschäftsbezogene Gesichtspunkte für eine private Veranlassung sprechen könnte, da oft auch freundschaftliche Verhältnisse im Kollegium bestehen.

Wenn die Eingeladenen überwiegend Freunde und Familienangehörige sind und die Feier in den privaten Räumen des Gesellschafter-Geschäftsführers stattfindet, weist dies wiederum auf eine private Feierlichkeit hin.

Ein Indiz für die betriebliche Veranlassung der Feier wäre demgegenüber die Durchführung der Feier in eigenen Räumen des Unternehmens.

Die Aufwendungshöhe sollte angemessen sein. Daher sollten sich die finanziellen Aufwendungen im Rahmen vergleichbarer betrieblicher Veranstaltungen bewegen.

Das FG hat die Kostenübernahme für die Feier anlässlich des runden Geburtstags des Gesellschafter-Geschäftsführers als vGA qualifiziert, da der Arbeitgeber zu den Umständen der Feier (insb. zur Gästeliste) keine Angaben gemacht hatte. Der Arbeitgeber selbst muss die betriebliche Veranlassung nachweisen und die Zweifel hinsichtlich der gesellschaftlichen Veranlassung der Feier ausräumen.

Bedeutung für die Praxis

Die Entscheidung zeigt, wie wichtig eine gute Vorausplanung solcher Veranstaltungen für die Vorhersehbarkeit steuerlicher Folgen ist. Das gilt entsprechend, wenn persönliche Ereignisse von Angestellten, die nicht zugleich am Unternehmen des Arbeitgebers beteiligt sind, gefeiert werden. Dann stellt sich vor allem die Frage, ob es zu lohnsteuerpflichtigen Zuwendungen kommt.

Die steuerliche Beurteilung ist zwar einzelfallbezogen vorzunehmen, bei der Planung sollten aber die geschilderten Kriterien berücksichtigt und alles entsprechend dokumentiert werden (Gästeliste, Einladung, Rechnung sowie Nachweise zu weiteren Kosten etc.), zumal den Arbeitgeber in bestimmten Fällen eine besondere Aufzeichnungspflicht trifft (§ 4 Abs. 7 EStG). Somit ist es möglich, die Risiken zu reduzieren bzw. unerwünschte steuerliche Konsequenzen zu vermeiden. Wir unterstützen Sie dabei sehr gerne.

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Dies ist ein Beitrag aus unserem Steuer-Newsletter 1/2024. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen oder weitere Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.