Strenge Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

In Zeiten der Digitalisierung wirken Fahrtenbücher in Papierform überholt. Doch elektronische Fahrtenbücher halten der Überprüfung durch das Finanzamt noch längst nicht immer stand. Mit Beschluss vom 12. Januar 2024 (VI B 37/23) hat der Bundesfinanzhof (BFH) erneut die strengen Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch bestätigt. Diese betreffen vor allem den Ausschluss nachträglicher Änderungen sowie die Verständlichkeit aus sich heraus.

Hintergrund

Dürfen Beschäftigte Firmenwagen (auch) privat nutzen, dann muss der sich daraus ergebende Vorteil lohnversteuert werden. Dabei kommt in der Regel die sehr pauschale Prozentmethode zur Anwendung. Diese kann allerdings im Einzelfall zur einer vergleichsweise hohen Steuer- und Abgabenbelastung führen. Das kann die individuelle Fahrtenbuchmethode häufig vermeiden. Voraussetzung dafür ist jedoch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, an das die Finanzbehörden sehr strenge Anforderungen stellen.

Die Finanzverwaltung erkennt im Prinzip auch elektronische Fahrtenbücher an, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Dementsprechend müssen beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert werden.

In der Praxis kommt es aber nicht selten vor, dass Arbeitgeber und ihre Beschäftigten auf technische Lösungen zurückgreifen, die das Finanzamt am Ende beanstandet. Das kann sehr unangenehm werden, besonders wenn dies rückwirkend für mehrere Jahre geschieht und einen größeren Fahrzeugbestand betrifft.

Anforderungen des BFH an ein ordnungsgemäß geführtes elektronisches Fahrtenbuch

Für elektronische Fahrtenbücher gelten nach der BFH-Rechtsprechung neben den allgemeinen Anforderungen zu Mindestangaben, Vollständigkeit, Zeitnähe, geschlossener Form (Buchform) usw. vor allem besondere Maßstäbe für den Ausschluss oder zumindest die Dokumentation von nachträglichen Veränderungen.

Eine gewöhnliche Excel-Tabelle ist deshalb bekanntermaßen kein Fahrtenbuch, weil Eintragungen jederzeit beliebig geändert werden können. Dazu hatte der BFH schon vor vielen Jahren ausgeführt: Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genüge nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.

Im aktuellen Beschluss führte der BFH diese Rechtsprechung fort und entschied, dass es an der Erkennbarkeit nachträglicher Veränderungen fehle, wenn sich diese erst durch weitere Abfragen offenlegen lassen, die (nur) dem Systemadministrator möglich sind.

Wie Dokumentation und Offenlegung im Einzelnen (technisch) zu erfolgen haben, hat der BFH nicht im Einzelnen festgelegt. Eine Datei stelle allerdings keine geeignete Aufzeichnungsmethode für ein elektronisches Fahrtenbuch dar, wenn erst weitere Listen oder Abfragen bei Dritten ein geschlossenes Verzeichnis sicherstellen.

Bedeutung für die Praxis

Die Firmenwagenbesteuerung ist ein Standardthema in der Gehaltsabrechnung und bei Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörden sowie Sozialversicherungsträger. Dabei werden Fahrtenbücher, die zu einer deutlichen steuerlichen Entlastung führen können, in der Regel besonders streng unter die Lupe genommen und häufig verworfen. Dann trifft den Arbeitgeber nicht selten ein hohes Haftungsrisiko. Um dem vorzubeugen, greifen inzwischen viele Unternehmen auf elektronische Fahrtenbücher zurück. Doch nicht jede digitale Methode ist geeignet, den Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher gerecht zu werden. Die Anforderungen an ein Fahrtenbuch auf Papier und an ein elektronisches Fahrtenbuch sind vergleichsweise streng, aber nicht identisch. Deshalb sind Arbeitgeber gut beraten, vor Anwendung der Fahrtenbuchmethode und der Einführung elektronischer Fahrtenbücher sehr genau zu prüfen, ob den steuerlichen Anforderungen Genüge getan wird.

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