Interne Untersuchungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Im Gesetzgebungsverfahren kam es – zuletzt auch noch in dem vom Bundesrat angerufenen Vermittlungsausschuss – zu einigen Änderungen am ursprünglichen Gesetzesentwurf.

Ein wesentliches Kernelement der Meldekanäle, auf das man letztlich verzichtet hat, war etwa die ursprünglich im Gesetzesentwurf enthaltene Vorgabe zur Wahrung der Anonymität der Hinweisgeber*innen. In der nunmehr verabschiedeten Fassung sollen im Gegensatz dazu anonyme Meldungen zwar bearbeitet werden, aber es gibt keine Verpflichtung mehr, anonyme Meldekanäle einzurichten – weder für interne, noch für externe Meldestellen. Ausreichend ist die Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Meldenden und der Personen, die Gegenstand der Meldung sind.

Nach wie vor im Gesetz verankert sind aber Vorgaben zur Einrichtung einer (internen sowie externen) Meldestelle, zu den Meldekanälen sowie zum Umgang mit internen Meldungen und den Konsequenzen einer solchen Meldung für den Beschäftigungsgeber und die hinweisgebende Person.

Mag die Einrichtung einer den formellen Voraussetzungen entsprechenden Meldestelle praktisch noch relativ einfach umzusetzen sein, so wird der richtige Umgang mit den eingehenden Meldungen die Meldestellen und somit die Beschäftigungsgeber vor einige Herausforderungen stellen.

Wie müssen die Verpflichteten mit den eingehenden Hinweisen umgehen?

Nach § 17 HinSchG muss die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung bestätigen und prüfen, ob es sich um einen Verstoß nach dem HinSchG handelt. Weiterhin ersucht die interne Meldestelle die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen, prüft die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG.

Wichtig sind bereits bei der Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung eine gewisse Expertise und Erfahrung der Mitarbeitenden der Meldestelle im Bereich von Gesetzes- und Regelverstößen. Zudem sind auch in dieser Phase arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Bestimmungen sowie etwaige Beweiserhebungs- oder Verwertungsverbote zu beachten.

Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), die nun eine Meldestelle einrichten müssen, dürfte eine entsprechende Expertise zur Beurteilung der Stichhaltigkeit einer Meldung nicht unbedingt vorhanden sein. Nachvollziehbarerweise stellen die Einrichtung einer Meldestelle und das Vorhalten entsprechender Spezialist*innen für KMU eine wirtschaftliche Herausforderung dar.

Schwierig wird der richtige Umgang mit den Meldungen, wenn die Stichhaltigkeit bestätigt wird und Folgemaßnahmen entsprechend dem Hinweisgeberschutzgesetz getroffen werden müssen.

Interne Untersuchungen als Folgemaßnahme

Entsprechend § 18 HinSchG kann die interne Meldestelle als Folgemaßnahme insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren.

Noch wichtiger als die Beurteilung der Stichhaltigkeit einer Meldung ist die entsprechende Expertise bei der Durchführung einer internen Untersuchung und der Kontaktierung (also auch Befragung) der betroffenen Personen.

Hierbei gilt es im Einklang mit den oben genannten Bestimmungen (Datenschutz, Arbeitsrecht etc.) Daten zu sichern und eine interne Untersuchung durchzuführen. Dies ist auch vor dem Hintergrund wichtig, da von dem Ergebnis der Untersuchung oft Schadenersatzansprüche, die Haftung der Geschäftsleitung sowie arbeits- und strafrechtliche Konsequenzen abhängen.

Was passiert mit dem Whistleblower?

Grundsätzlich profitieren die Whistleblower von den Schutzvorschriften des HinSchG. Voraussetzung dafür ist nach § 33 HinschG, dass der*die Hinweisgeber*in hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen und es sich um Informationen zu Verstößen handelt, die unter den Schutzbereich des HinSchG fallen.

Was passiert mit „falschen“ Whistleblowern (missbräuchliche Meldung von irrelevanten erfundenen oder unwahren Sachverhalten) ?

Da sich erst einmal jeder Whistleblower bei Repressalien auf den Schutz durch das HinSchG berufen kann, wird es in der Praxis aufgrund der Beweislastumkehr schwierig, gegen „falsche“ Whistleblower vorzugehen. Umso wichtiger ist die korrekte Bearbeitung der eingehenden Meldungen durch die vorgegebenen Maßnahmen wie die Prüfung der Stichhaltigkeit und die internen Ermittlungen. Nur so – durch eine solide Prüfung und Verifizierung des Sachverhaltes durch Spezialist*innen –  kann der Beschäftigungsgeber sich vor „falschen“ Whistleblowern, die nur aufgrund einer Meldung vom Schutz des Gesetzes profitieren wollen, schützen.

Was tun, wenn intern die Expertise oder die Kapazitäten für interne Untersuchungen nicht vorhanden sind?

Grundsätzlich haben Beschäftigungsgeber nach § 12 HinschG eine interne Meldestelle einzurichten. Entsprechend § 14 HinSchG gibt es die Möglichkeit, dass ein Dritter mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut wird. Vor dem Hintergrund, dass gerade bei der Durchführung von internen Untersuchungen ein hohes Maß an Expertise erforderlich ist und sich das Vorhalten etwaiger Kapazitäten gerade innerhalb kleiner Unternehmen nicht lohnt, ist dies häufig eine sinnvolle Alternative.

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