Meldepflichten nach dem Transparenzregister

Bis zum 1. Oktober 2017 sollen alle Verpflichteten die Erstmeldung zum Transparenzregister getätigt haben. Dieses Informationsblatt soll eine Übersicht über die sich aus der Schaffung des Transparenzregisters ergebenden Pflichten bieten.

1. Wer hat an das Transparenzregister zu melden?

Mitteilung an das Transparenzregister haben nur die in § 20 Abs. 1 und § 21 GwG Genannten zu machen („Verpflichtete“).

2. Wer ist Verpflichteter?

Das Gesetz unterteilt die Verpflichteten in zwei Gruppen, Vereinigungen nach § 20 Abs. 1 GwG und sonstige Rechtsgestaltungen nach § 21 GwG.

Vereinigungen sind

(1) alle juristischen Personen des Privatrechts, z. B. GmbH, AG, SE, KGaA, Vereine, rechtsfähige Stiftungen, und

(2) eingetragene Personengesellschaften, z. B. OHG, KG, GmbH & Co. KG, Partnerschaften.

Sonstige Rechtsgestaltungen sind Trusts, nichtrechtsfähige Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck sowie Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen.

Praxistipp

Verpflichtete Vereinigungen sind nur solche, die in einem dafür vorgesehenen deutschen Register eingetragen sind. Ausgeschlossen sind damit nicht in Deutschland eingetragene Gesellschaften und GbRs. Nach der Gesetzesbegründung dürften auch eingetragene Zweigniederlassungen nach § 13d HGB nicht von der Transparenzpflicht betroffen sein (BT-Drs. 18/11555, S. 127).

3. Was muss gemeldet werden?

Dem Transparenzregister sind gem. § 19 Abs. 1 GwG Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten zu melden. Im Einzelnen sind

(1) der Vor- und Nachname,

(2) das Geburtsdatum,

(3) der Wohnort und

(4) Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen.

Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses beschreibt den Umstand, aus dem sich die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter ergibt (z. B. Stimmrechtsanteile, Kapitalanteile, Stimmrechts-Pool-Vereinbarungen).

4. Wer ist wirtschaftlich Berechtigter?

Wirtschaftlich Berechtigter ist nach § 3 Abs. 1 GwG die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die Vereinigung bzw. die sonstige Rechtsgestaltung steht.

Insbesondere zählen bei Vereinigungen (ausgenommen rechtsfähige Stiftungen) gem. §§ 19 Abs. 2, 20 Abs. 1 S. 1, 3 Abs. 2 GwG die natürlichen Personen zu den wirtschaftlich Berechtigten, die unmittelbar oder mittelbar

(1) mehr als 25 % der Kapitalanteile halten,

(2) mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder

(3) auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.

Kontrolle liegt insbesondere vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss auf die Vereinigung ausüben kann, wobei für die Feststellung beherrschenden Einflusses auf die Regelungen des § 290 Abs. 2–4 HGB verwiesen wird. Kann kein wirtschaftlich Berechtigter festgestellt werden, gilt als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners.

Bei rechtsfähigen Stiftungen und den sonstigen Rechtsgestaltungen zählen gem. §§ 19 Abs. 2, 3 Abs. 3 GwG insbesondere die natürlichen Personen zu den wirtschaftlich Berechtigten,

(1) die als Treugeber oder Verwalter von Trusts handeln,

(2) die Mitglied des Vorstands der Stiftung sind,

(3) die als Begünstigte bestimmt worden sind,

(4) zu deren Gunsten das Vermögen verwaltet werden soll oder

(5) die auf sonstige Weise unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf die Vermögensverwaltung ausüben.

5. Welche unterschiedlichen Pflichten gibt es?

Die Vereinigungen trifft die Pflicht, die unter Ziffer III. genannten Angaben

(1) einzuholen, aufzubewahren und auf dem laufenden Stand zu halten („Informationssammlungspflicht“) sowie

(2) dem Transparenzregister mitzuteilen („Mitteilungspflicht“), § 20 Abs. 1 GwG.

Mit der Mitteilungspflicht korrespondiert die Pflicht der Anteilseigner der Vereinigungen,

(1) Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten an die Vereinigung zu machen und

(2) jede Änderung dieser Angaben unverzüglich mitzuteilen („Angabepflicht“), wenn

a) sie selbst wirtschaftlich Berechtigte sind oder

b) von dem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden.

Damit haben die Anteilseigner bei Beteiligungsketten nur über den unmittelbar beherrschenden Hintermann Angaben zu machen.

Hinsichtlich der Meldepflichten ist zwischen der Pflicht zur Meldung an das Transparenzregister (Mitteilungspflicht) und der Pflicht zur internen Meldung durch den Anteilseigner (Angabepflicht) zu unterscheiden.

Bei Vereinen trifft die Angabepflicht die Mitglieder, die mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren, und bei rechtsfähigen Stiftungen die Personen nach § 3 Abs. 3 GwG (vgl. Ziffer IV.).

Für den Fall, dass der Angabeverpflichtete (Anteilseigner, Vereinsmitglied, Person nach § 3 Abs. 3 GwG) unter der mittelbaren Kontrolle eines wirtschaftlich Berechtigten steht, trifft die Angabepflicht den wirtschaftlich Berechtigten, § 20 Abs. 3 S. 5 GwG.

Für Trusts, nichtrechtsfähige Stiftungen mit eigennützigem Zweck und sonstigen ähnlichen Rechtsgestaltungen trifft die Mitteilungspflicht die Treuhänder, wenn sie ihren Wohnsitz in Deutschland haben.

Praxistipp

Mehrfach betont die Gesetzesbegründung, dass keine Nachforschungspflichten für Vereinigungen bestehen (BT-Drs. 18/11555, S. 127, 130), doch steht dies im Widerspruch zur Pflicht, die Angaben auf dem laufenden Stand zu halten. Die Tatsache, dass die Informationssammlungs- und Mitteilungspflicht ausweislich der Gesetzesbegründung eine Compliance-Pflicht ist und somit eine Haftung der Geschäftsleitung auslösen kann, verdeutlicht, dass eine sachgerechte Sorgfalt bei der Einholung der Informationen unbedingt empfehlenswert erscheint.

6. Gibt es Ausnahmen von der Pflicht?

Die Informationssammlungs- und Mitteilungspflicht gilt als erfüllt, wenn

(1) sich die Angaben zu dem wirtschaftlich Berechtigten bereits aus den in § 22 Abs. 1 GwG aufgeführten Dokumenten

a) Bekanntmachungen gem. § 20 Abs. 6 AktG,

b) Stimmrechtsmitteilungen gem. §§ 26, 26a WpHG,

c) Gesellschafterlisten von GmbHs,

d) Eintragungen im Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- und Vereinsregister ergeben und

(2) elektronisch aus dem Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und dem Unternehmensregister abrufbar sind („Meldefiktion“).

Für Gesellschaften, die an einem organisierten Markt nach § 2 Abs. 5 WpHG notiert sind, gilt die Mitteilungspflicht stets als erfüllt.

Für den Fall, dass eine der vorgenannten Meldefiktionen besteht, entfällt nach § 20 Abs. 4 GwG auch die korrespondierende Angabepflicht.

Praxistipp

Vielerorts ist zu lesen, dass der Aufwand der Wirtschaft zur Erfüllung der Transparenzpflichten nur begrenzt sei, da die anzugebenen Informationen bereits in anderen öffentlich zugänglichen Registern elektronisch hinterlegt seien. Dies mag zu Teilen zutreffend sein, allerdings sollte im Einzelfall darauf geachtet werden, dass alle angabepflichtigen Informationen elektronisch hinterlegt und auf dem aktuellen Stand sind. Insbesondere ist darauf zu achten, dass sich die Begründung der Stellung des wirtschaftlich Berechtigten aus den Registern ergibt. Dies wird für bestimmte Arten von wirtschaftlich Berechtigten nicht möglich sein, z. B. solche, die sich aus Pool-Vereinbarungen, Treuhandverhältnissen etc. begründen. Des Weiteren gilt die Mitteilungsfiktion nur insoweit, als sich die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten aus den in § 22 Abs. 1 GwG aufgeführten Dokumenten und Eintragungen ergeben. Dies macht deutlich, dass nicht der gesamte Registerinhalt befreiend wirkt. Beispiel: Bei einer GmbH wirken lediglich die Gesellschafterliste und Eintragungen im Handelsregister gem. § 22 Abs. 1 Nr. 4, 5 GwG pflichtbefreiend. Die Kontrollmöglichkeit eines Anteilseigners kann auf Basis von Sonderrechten (z. B. aus statutarischen Sonder-, Mehrstimmen- oder Vetorechten) von seiner prozentualen Beteiligung an der Gesellschaft abweichen. Entsprechende Regelungen ergeben sich jedoch nicht aus der Eintragung im Handelsregister, sondern ausschließlich aus dem Gesamtwortlaut des Gesellschaftsvertrags.

7. Wohin muss ich melden?

Die externen Mitteilungen an das Transparenzregister sind auf der Internetseite www.transparenzregister.de einzureichen.

Die Angabeverpflichteten haben die internen Mitteilungen an den jeweiligen Vertretungsberechtigten der Vereinigung oder der sonstigen Rechtsgestaltung zu richten.

8. Wie erfolgt die Anmeldung?

Für die Anmeldung und Übermittlung der Informationen an das Transparenzregister verweisen wir auf die offizielle Kurzanleitung, abrufbar auf https://www.transparenzregister.de/treg/de/KurzanleitungTransparenzregister.pdf

9. Was passiert bei Pflichtverletzungen?

Jegliche Verletzung der Informationssammlungs-, Mitteilungsoder Angabepflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit mit einer Bußgeldandrohung von bis zu EUR 5 Millionen oder 10 % des Gesamtumsatzes dar (§ 56 Abs. 1 Nr. 53–55 GwG). Neben der Verhängung des Bußgelds wird Art und Charakter des Verstoßes sowie die für den Verstoß Verantwortlichen von der Aufsichtsbehörde öffentlich im Internet bekannt gegeben, § 57 GwG.

Fazit

Bis zum 1. Oktober 2017 sollte jede einzelne in Deutschland eingetragene Vereinigung und sonstige Rechtsgestaltung (mit Ausnahme von börsennotierten Gesellschaften und GbRs) prüfen, ob sie ihre Informationssammlungs- und Mitteilungspflichten gegenüber dem Transparenzregister erfüllt hat. Anders, als es die Gesetzesbegründung darstellt, hängt der Erfüllungsaufwand der Transparenzvorschriften nicht nur vom Umfang der an das Transparenzregister zu übermittelnden Datensätze ab, sondern auch davon, ob im konkreten Einzelfall (1) ein wirtschaftlich Berechtigter existiert, (2) ein unter Ziffer VI. beschriebener Befreiungstatbestand für die Informationssammlungs- und Mitteilungspflicht oder (3) die Angabepflicht besteht. Bei Fragen im Zusammenhang mit diesem Thema stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.