Change Management Assessment für Krankenhausinformationssysteme (KIS) – Ausschöpfen von Potenzialen während der Implementierung

Das Krankenhausinformationssystem (KIS) ist längst kein Neuland mehr und wird von der Mehrheit der Krankenhäuser genutzt. Dabei soll das KIS den gesamten Ablauf in einem Krankenhaus organisieren und steuern, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und Patienten optimieren und auf diese Weise wichtige Effizienzen heben. Ob jedoch das volle Potenzial eines KIS erkannt und genutzt wird, hängt stark von der Ausgestaltung und Anpassung des KIS an das jeweilige Krankhaus ab. In vielen Fällen werden vorhandene Informationen teilweise gar nicht genutzt, obwohl in diesen wichtige Parameter für eine genauere Planung enthalten sind. Dies betrifft bspw. die Weitergabe und -verarbeitung von Daten an sinnvollen Systemschnittstellen (vgl. Newsletter Health Care 3/2021).

Vorteile für Krankenhaus und Patienten durch zentrale Datenverwaltung

Das Krankenhausinformationssystem ist die Gesamtheit aller verwendeten Lösungen zur Erfassung, Bearbeitung und Weitergabe von medizinischen und administrativen Daten im Krankenhaus. Es soll einerseits die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitenden untereinander sowie Mitarbeitenden und Patienten verbessern, in dem bspw. Patientenstammdaten und Falldaten administriert werden. Andererseits soll auch die Kommunikation mit externen Institutionen, also zwischen ambulanten und stationären Einrichtungen, erleichtert werden. Dabei gehören neben den Serverfunktionen auch Arbeitsplatzfunktionen (z. B. spezielle Systeme in Laboren oder der Radiologie), mobile Funktionen der Datenbereitstellung (Laptops, Tablets etc.) sowie die papierbasierte Dokumentation und Sprachkommunikation zum KIS. Im Allgemeinen beschränkt sich der Begriff heutzutage aber immer stärker auf die computerbasierten Komponenten, insbesondere auf das KIS als Softwareprodukt.

Letzteres spielt eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, die Datenverwaltung nicht nur zu zentralisieren, sondern auch möglichst effektiv zu gestalten und Innovations- bzw. Optimierungspotenziale zu heben. Dabei wird die Grundlage für das Erkennen und Umsetzen von Verbesserungspotenzialen bereits mit der Implementierung eines entsprechenden KIS-Softwareproduktes gelegt.

Change-Management – Fortschritt durch erfolgreichen Wandel

Um das volle Potenzial eines Krankenhausinformationssystems langfristig nutzen zu können, empfiehlt sich ein ergänzendes Change-Management während der Implementierung des neuen Softwareproduktes. Change-Management begleitet die menschliche Seite des Implementierungsprojektes und unterstützt die Organisation, den Wandel anzunehmen und für sich zu nutzen. Fortschritt ist nie nur Ergebnis der Implementierung neuer Technologien, sondern immer auch der Menschen bzw. Mitarbeiter, die den Wert der Innovation verstehen und sie zu ihrem Werkzeug machen.

Mithilfe unseres Quickchecks können Sie sich einen ersten Eindruck über den Fortschritt Ihres Implementierungsprojektes verschaffen:

Ist Ihr Krankenhaus als Organisation frühzeitig auf den Wandel vorbereitet worden? (Argumente für das Projekt) = Eine klare, überzeugende Argumentation für die Einführung des KIS, die nachhaltig auf die Strategie und Ziele des Krankenhauses einzahlt
Orientiert sich die Implementierung des KIS an einer auf Ihr Krankenhaus zugeschnittenen Umsetzungsplanung auf der Seite Mensch? (Change-Management-Architektur) = Eine auf die Stakeholder Ihres Krankenhauses zugeschnittene Architektur aus Kommunikations- und Befähigungsmaßnahmen einschließlich Umsetzungsverantwortlichkeiten
Bekennt sich Ihr Krankenhauspersonal zum Wandel und ist bereit, diesen aktiv mitzugestalten? (Bekenntnis und Bereitschaft der Anwender) = Die Verpflichtung und das Bekenntnis aller Mitarbeiter für den Projekterfolg sowie die Bereitschaft und Fähigkeit dieser zur Nutzung der neuen Technologie vor dem Go-live

Sollten Sie eine dieser Fragen mit (eher) nein beantworten müssen, legen wir Ihnen das Hinzuziehen eines professionellen Change-Managements ans Herz. Es hilft Ihnen dabei, Klarheit über Ihr Projekt zu erlangen und auf Basis der Ergebnisse und Handlungsempfehlungen rasch und präzise zu reagieren, sodass die Implementierung des KIS zum nachhaltigen Erfolgsfaktor für Ihr Krankenhaus wird.

Change-Management-Ansatz für IT-Projekte

Unser Change-Management-Ansatz für IT-Projekte, bspw. für die Einführung einer KIS-Software, legt die Fragen des oben aufgeführten Quickchecks tiefer und setzt seinen Fokus dabei auf die folgenden fünf Schritte:

Eine klare, überzeugende Argumentation für die neue Technologie, die nachhaltig auf Ihre Organisationsstrategie und -ziele einzahlt.
Eine auf Ihre Stakeholder zugeschnittene Architektur aus Kommunikations- und Befähigungsmaßnahmen einschließlich Umsetzungsverantwortlichkeiten.
Die Verpflichtung und das Bekenntnis Ihrer Führungskräfte für den Projekterfolg.
Die Bereitschaft und Fähigkeit Ihrer Anwender zur Nutzung der neuen Technologie vor dem Go-live.
Die Anwenderzufriedenheit nach der Implementierung als Basis zur nachhaltigen Verankerung der Innovation in Ihrer Organisation.

Besonders wichtig erscheint dieses Change-Management im Kontext der KIS-Implementierung vor dem Hintergrund, dass es bisher keine allgemein verbindlichen Vorlagen für die erfolgreiche Einführung und den Betrieb von KIS-Software in Krankenhäusern gibt. Um also einen langfristig rundum erfolgreichen Betrieb zu gewährleisten, ist die individuelle Betrachtung der „menschlichen Komponente“ unverzichtbar.

Haben Sie Fragen oder weiteren Informationsbedarf?

Sprechen Sie uns an

Autorinnen:

Maximiliane Günther
Tel: + 49 30 208 88 1552

Klara Lüske
Tel: + 49 170 372 68 95

Vanessa Kochems
Tel: + 49 170 372 68 87

Dies ist ein Beitrag aus unserem Healthcare-Newsletter 1-2022. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.