Digital Tax Transformation: die 5 größten Irrtümer

1. Neue Software-Tools sind das Allheilmittel

„Der Klassiker unter den Irrtümern. Software-Tools sind oftmals nur die Teillösung für ein Problem. Vor dem Kauf neuer Software-Tools ist es daher wichtig, im ersten Schritt nochmal genau die Problemstellung zu definieren, um davon ausgehend dann die Anforderungen für die Lösung genau zu beschreiben. Welche Daten sind in welcher Qualität, Granularität und welchem Format erforderlich, um z. B. den Informationsbedarf von Management, Geschäftsbereichen und anderen Stakeholdern zu decken? Stehen die Anforderungen an eine Lösung fest, geht es darum, zu identifizieren, welche Hürden oder Probleme der Lösung entgegenstehen. Und an diesem Punkt müssen Sie entscheiden, ob auch einfache Bordmittel zum Ziel führen oder neue Tools und Techniken den Job besser machen können.“

2. Excel ist böse und darf auf gar keinen Fall verwendet werden

„Digitalisierung heißt nicht, alle Brücken hinter sich zu sprengen. Bewährte Arbeitsmittel und Abläufe können auch weiterhin ihre Berechtigung haben − nicht zuletzt deshalb, weil sie langjährig erprobt sind. Gerade in der Steuerabteilung sollten Sie massive und grundlegende Veränderungen der Ablaufstrukturen nur mit der gebotenen Vorsicht in Angriff nehmen. Denn damit verbunden sind oft große Unsicherheiten, die im schlimmsten Fall zu ernsten Compliance-Fällen und auch Reputationsschäden führen können. Aus dieser Perspektive betrachtet, kann auch die Excel-Tabelle eine gute, praktikable Lösung sein und bleiben. Schließlich eignet sich die Excel-Datei wie ihre kleine Schwester, die CSV-Datei, auch gut, um Daten zwischen zwei Systemen auszutauschen – im Idealfall passiert das aber zukünftig automatisiert, und die Benutzeroberfläche wird zu einer blassen Erinnerung. Außerdem sollten Sie nicht jeden Prozess um der Digitalisierung willen digitalisieren oder verändern. Es gilt, genau hinzuschauen, inwieweit Sie Prozesse sinnvoll durch digitale Lösungen oder zusätzliche Daten optimieren können.“

3. Aus Steuerberatern müssen Informatiker werden

„Eine gesunde Portion Sachverstand, auch bei IT-Themen, kann sicher nicht schaden, ist aber keine zwingende Voraussetzung, um die Steuerabteilung zu digitalisieren. Schließlich muss nicht immer alles von Anfang an selbst umgesetzt werden. Und überhaupt dreht sich vieles bei der Transformation um die Frage, was mit den Daten im Unternehmen gemacht werden soll. Für die Digitalisierung der Steuerabteilung ist daher eigentlich relevant, wie sich Daten, die alle Unternehmensbereiche tagtäglich produzieren, möglichst gewinnbringend nutzen lassen. Oft sind Kooperationen mit Partnern, die das eigene Know-how sinnvoll ergänzen, der richtige Weg. Wie in vielen anderen Bereichen auch ist ein starkes Netzwerk essenziell. Die Steuerverantwortlichen werden so zu Daten-Managern, aber ein Informatikstudium ist dafür nicht nötig.“

4. Mit der Digitalisierung werden wir vor unserer Rente niemals fertig

„Muss es wirklich immer gleich die Big-Data-Lösung, der allumfassende Data Lake oder KI sein? Definitiv nicht! Denn die Digitalisierung der Steuerabteilung kann im „Kleinen“ bzw. mit teilautomatisierten Prozessen durch Low- oder No-Code-Lösungen beginnen. Durch eine revisionssichere, einheitliche sowie standardisierte Datenhaltung legen Sie den Grundstein für die Transformation und können darauf aufbauend zielgerichtete innovative Lösungen umsetzen. Konzentrieren Sie sich lieber auf eine agile und smarte Vorgehensweise, um Schritt für Schritt Ihre Prozesse anzupassen, zu digitalisieren und Schnittstellen zu Stakeholdern zu entwickeln. Wichtig ist dennoch, das langfristige Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Wichtig ist auch: Mit der Digitalisierung wird man tatsächlich nie fertig, denn sie ist und bleibt ein permanenter Prozess. Feiern Sie Milestones und Teilschritte, aber bleiben Sie nicht stehen. Sonst werden Sie von der Entwicklung überholt und müssen bald wieder von vorne anfangen.“

5. Ohne ein riesiges Budget geht bei der Digitalisierung gar nichts

„Mit Geld kann man sich alles kaufen, aber ist ein großes Budget für die Digitalisierung der Steuerabteilung Voraussetzung? Nicht unbedingt. Denn Sie sollten die Digitalisierung niemals als Selbstzweck betrachten. Sie muss immer einen greifbaren Mehrwert für die tägliche Arbeit haben. Sinnvoll ist es deshalb, das Budget der Steuerabteilung aufzustocken und die Digitalisierung der Steuerabteilung in die Gesamtstrategie des Unternehmens aufzunehmen. So lassen sich versteckte Potenziale durch die Optimierung und Nutzung von abteilungs- oder unternehmensweiten Lösungen heben, die das Budget schonen. Wer aber über einen eigenen Budgettopf für das Projekt „Digitale Steuerabteilung“ nachdenkt, sollte unbedingt darauf achten, die Steuerabteilung als Team zusammenzuhalten, damit die Digitalisierung nicht losgelöst von der Praxis und dem Tagesgeschäft umgesetzt wird.“

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