6-Punkte-Plan für strukturiertes Krisenmanagement

1. Schützen und informieren Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden

• Ergreifen Sie Maßnahmen, wie insbesondere Homeoffice, Trennung von produktionskritischen Teams, Reiseverbot, Hinweisschilder auf Risikogebiete etc., um die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.
• Nutzen Sie alle Möglichkeiten des virtuellen Arbeitens und der digitalen Zusammenarbeit. Führen Sie Kommunikationstools ein (z.B. WhatsApp News Gruppe, Microsoft Teams News Chat, E-Mail Verteiler), um Covid-19 Updates klar und unmittelbar zu kommunizieren.
• Definieren Sie Covid-19 Ansprechpartner mit speziellem E-Mail-Postfach und Telefonnummer, um Fragen von Mitarbeitern (i.d.R. im Bereich Personal/HR) und Kunden (i.d.R. im Vertrieb) zu beantworten.

2. Etablieren Sie eine funktionsübergreifende, interdisziplinäre Covid-19 Task Force

• Formieren Sie Ihre Covid-19 Task Force mit den entsprechenden Schlüsselressourcen, die vom wichtigen Tagesgeschäft freigestellt werden, um die bevorstehenden Aufgaben im Team abzustimmen und schnell umzusetzen. Zu diesen Aufgaben gehören:
  • Gesundheit, Wohlergehen und Befähigung der Mitarbeiter, ihre Aufgaben zu erfüllen, sicherstellen (CEO/CHRO)
  • Durchführung eines (finanziellen) Stress-Tests und Entwicklung eines Notfallplans; Prüfung von internen und externen Liquiditätssicherungsmaßnahmen (CFO)
  • Validierung und Stabilisierung kritischer Warengruppen, Produktionsplanung, inklusive Ableitung von Verbrauchs- und Nachfrageszenarien vor dem Hintergrund einer veränderten Nachfrage nach der Krise (COO)
  • Reaktion von Marketing und Vertrieb auf Nachfrageschocks, Validierung Payment Terms, Pricing Modelle etc. (CSO)
  • Kommunikation und Betreuung von Kundenanfragen, -bedürfnissen und -sorgen (CSO)
  • Koordination und Kommunikation mit den relevanten Interessensgruppen, Gremien, Investoren, etc. (CEO/CHRO)

• Führen Sie tägliche Covid-19 Task Force Calls ein, um den aktuellen Status der Teilteams und der entsprechenden Maßnahmen schnell zu entscheiden. Der aktuelle Status der gesellschaftlichen, politischen und gesamtwirtschaftlichen Situation sowie der aktuellen Nachrichten-Lage ist dabei selbstverständlich zu berücksichtigen.

3. Sichern Sie unbedingt Ihre Liquidität

• Identifizieren Sie die Kostentreiber sowie Auslöser, die Ihre Liquidität erheblich beeinträchtigen, und leiten Sie entsprechende Maßnahmen für jeden Auslöser ab, z. B.:
  • Optimierung der Debitorenbuchhaltung; kurzfristige, eng-getaktete Fakturazyklen; umgehende Reduzierung des Working Capitals
  • Durchführung von Kostensenkungsprogrammen mit hohem Strategiebezug

• Tragen Sie Ihre Finanzkennzahlen, wie Cashflow, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, zusammen und modellieren Sie Worst- und Best-Case-Szenarien mit den Betrachtungsfristen kurz, mittel und lang. Prüfen Sie insolvenzrechtliche Dimensionen!
• Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über staatliche Förderprogramme: KfW, Bürgschaftsbanken, Steuererleichterungen, -stundungen, Kurzarbeitergeld, Investitionsprogramme, etc..
• Führen Sie klärende Gespräche mit Ihren Investoren, Banken und Stakeholdern zu alternativen Finanzierungsmöglichkeiten.

4. Stabilisieren Sie Ihre Wertschöpfungskette

• Analysieren Sie die Auswirkung auf Ihre Wertschöpfung mit Berücksichtigung von Umfang, Art und Zeitpunkt und tragen Sie Ihre Ergebnisse in einer sogenannten „Heat Map“ zusammen. Damit setzen Sie den Fokus auf die relevanten Einflussfaktoren Ihrer Wertschöpfungskette.
• Zur unmittelbaren Stabilisierung Ihrer Supply Chain führen Sie bei Zutreffen und Notwendigkeit die folgenden Maßnahmen durch:
  • Rationierung kritischer Teile/Materialien/Waren sowie Nutzung von After-Sales-Lagerbeständen
  • Identifizierung und/oder Optimierung von Beschaffungsalternativen
  • Vorausbuchung bzw. Konsolidierung von Transportkapazitäten, z.B. Bahn-/Luftfrachtkapazitäten
  • Nutzung von Inbound- und Outbound-Kooperationsmöglichkeiten, ggf. mit Hilfe von Verbänden und Interessenvertretungen
  • Kurzfristige Finanzierung systemkritischer Lieferanten

5. Handeln und kommunizieren Sie transparent, verantwortungsbewusst und solidarisch

• Kommunizieren und interagieren Sie offen und transparent mit Ihren Kunden und Mitarbeitern, um frühzeitig Fragen zu klären und auf Sorgen einzugehen. Durch gemeinsame Krisenbewältigung mit offener und ehrlicher Führungskultur wächst Ihre Kunden- und Mitarbeiterbindung – während und nach Covid-19. Denken Sie ggf. auch über Pro-Bono Konstrukte nach.
• Gewährleisten Sie Solidarität mit Ihren Lieferantennetzwerken, Geschäftspartnern und weiteren Stakeholdern. Gemeinsam gehen Sie aus dieser Krise in jedem Fall gestärkt hervor – wir sitzen alle im selben Boot.

6. Ziehen Sie frühzeitig Ihre Schlüsse und stellen Sie sich strategisch auf ein signifikant verändertes Umfeld ein – vgl. „9/11“ und Finanzkrise 2008/2009

• Analysieren Sie Ihre Organisation während der Krise, sammeln Sie Ergebnisse und Feedback aller Stakeholder und entwickeln Sie mögliche Optimierungskonzepte mit Hilfe strukturierter, strategiebezogener „Lessons Learned“-Analysen, um Ihr Geschäftsmodell nun stress-resistent aufzustellen und damit auf zukünftige Krisen vorbereitet zu sein.
• Die Corona-Krise wird enorme und langfristige Auswirkungen auf unser gesellschaftliches und wirtschaftliches Leben haben. Stellen Sie sich frühzeitig auf veränderte Marktbedingungen ein und berücksichtigen Sie diese bereits in möglichen Strategieanpassungen und Business Transformationen. Die Welt wird nach Covid-19 nicht mehr dieselbe sein.

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