Rechtssicherheit durch Tax Compliance Management System (Tax CMS)

National und insbesondere auch international tätige Unternehmen sehen sich immer komplexer werdenden steuerlichen und rechtlichen Anforderungen gegenüber. Transparenz- und Dokumentationspflichten sowie Herausforderungen durch die Digitalisierung steigen stetig. Eine Nichterfüllung der steuerlichen Pflichten kann erhebliche rufschädigende, finanzielle und strafrechtliche Konsequenzen für das betroffene Unternehmen und die verantwortlich handelnden Personen haben. Neben den entsprechenden Steuernachzahlungen und hierauf anfallenden Zinsbelastungen ist von empfindlichen Bußgeldern bis hin zu Haftstrafen grundsätzlich alles möglich.

Der BGH hat mit seinem Urteil vom 9.5.2017 zu § 30 OWiG die Rechtsprechung verschärft, gleichzeitig beobachten wir ein aggressiveres Einschreiten der Finanzverwaltung durch schnellere Einleitung von Steuerstraf- und Bußgeldverfahren sowie eine Zunahme von Sonderprüfungen. Vielen Mittelständlern, aber auch Vorständen von Großkonzernen ist dabei nicht bewusst, in welchem Ausmaß sie persönlich haften und – sogar ohne vorsätzliches Handeln - steuerstrafrechtlich belangt werden können. Eine Situation, die es zu vermeiden gilt. Doch was können Sie tun, damit es nicht zu derartigen Situationen kommt?

Schutz vor Haftungsrisiken und steuerstrafrechtlichen Konsequenzen bietet ein auf das Unternehmen passend zugeschnittenes Tax Compliance Management System (Tax CMS). Seit der Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung in Bezug auf § 153 AO im Mai 2016 wissen wir, dass die Finanzverwaltung das Vorliegen eines geeigneten internen Kontrollsystems für den Bereich Steuern als Indiz gegen das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigkeit wertet. Klar ist seit dem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) vom Mai 2017 auch, dass das Tax CMS die Höhe eines gegen das Unternehmen verhängten Bußgeldes reduzieren kann.

Was genau ist ein Tax CMS?

Alle steuerlichen Pflichten stets im Blick zu haben, ist als Unternehmensinhaber oder Geschäftsführer sehr schwer. Das sogenannte Tax CMS - als Teil des internen Kontrollsystems - zielt daher auf die Einhaltung sämtlicher steuerlichen Regelungen ab. Zweck ist die vollständige und zeitgerechte Erfüllung aller steuerlichen Pflichten in Ihrem Unternehmen.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Um den gestiegenen Anforderungen rechtssicher begegnen zu können, sollten Sie routinemäßig Ihre steuerlichen Prozesse auf Angemessenheit und Wirksamkeit überprüfen. Der Dokumentation ist dabei aus Gründen der Nachweisbarkeit besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Die steuerlichen Prozesse sind in einer verbindlichen Organisationsanweisung mit einer klaren Kompetenz- und Verantwortlichkeitsverteilung zu verschriftlichen und die Mitarbeiter sind entsprechend zu schulen. Die Umsetzung der Anweisungen ist zu überwachen und die Erkenntnisse hieraus sollten in die zuvor genannten routinemäßigen Anpassungen einfließen.

Wie können wir Sie bei der Implementierung eines Tax CMS unterstützen?

Auf Basis Ihrer Standortbestimmung begleiten wir Sie modular bei der Einführung eines Tax CMS damit Sie sich auf ein rechtssicheres und auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes System verlassen können. Dafür besetzen wir unsere Teams auf Ihre Fragestellung angepasst interdisziplinär mit Steuerberatern, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern. So können wir nicht nur bei steuerlichen Spezialfragen - national wie international -, die beispielsweise Verrechnungspreise oder Zölle betreffen, die passenden Experten einbeziehen, sondern auch bei Fragen zur Governance oder zur IT in komplexen Tax CMS.

Wir greifen auf in Ihrem Hause existente und funktionale Prozesse zurück. Insbesondere legen wir darauf Wert, pragmatische und zielorientierte Lösungen zu erarbeiten und eine möglichst geräuschlose und zügige Umsetzung zu erlangen. Dies bedeutet, dass wir unsere Arbeiten im Einklang mit Ihren Geschäftsprozessen und Ihrem Tagesgeschäft durchführen.

Folgende Module haben wir zur Einführung eines Tax CMS entwickelt und passen diese an Ihre Ausgangssituation an:

Modul 1: Workshop Tax Compliance (Ziele und Grobkonzept)

Am Anfang steht die Analyse in Form eines Abgleiches Ihrer steuerlichen Pflichten mit Ihren hierfür eingerichteten steuerlichen Kernprozessen. Hier beziehen wir auch Ihr Tax Risk Management und alle relevanten rechtlichen Einheiten ein.

Gemeinsam mit Ihnen definieren wir anschließend die Ziele und Schwerpunktbereiche Ihres Tax CMS. Oberstes Ziel ist die Compliance einschließlich der Dokumentationsfunktion. Es bietet sich aber an, dass vor Entwicklung eines Tax CMS Nebenziele definiert werden, die bei der Prozessanpassung zu berücksichtigen sind. Dies sind regelmäßig die Steuerplanungs- und Optimierungsfunktion sowie die Prozessoptimierung im Rahmen der Implementierung. Auch die vollständige Neuausrichtung Ihrer Steuerfunktion hin zu einer Governance-Funktion mit Weisungs- und Kontrollrechten können hierzu zählen. Wichtig ist vor allem, dass Ihr System personenunabhängig funktioniert. Bei international ausgerichteten Unternehmen kann die Steuerung der Tax Compliance der ausländischen Tochtergesellschaften durch den deutschen Mutterkonzern ein weiteres Ziel sein. Wir erstellen einen Projektplan mit Meilensteinen.  

Modul 2: Risikoinventur und -bewertung

Im nächsten Schritt können wir die Ihr Unternehmen betreffenden steuerlichen Risiken in verschiedenen Bereichen benennen, gewichten und bewerten. Hieraus erstellen wir zusammen mit Ihnen einen Status Quo als Standortfeststellung und bilden dies in einer Risikomatrix ab. Wir entwickeln ein Maßnahmenpaket und erarbeiten ein turnusmäßiges Risikoreporting.

 Modul 3: Prozessaufnahme und -analyse

Wir setzen soweit möglich auf Ihren vorhandenen Prozessen auf und entwickeln gemeinsam eine Aufbau- und Ablauforganisation, die die gesetzten Ziele erfüllt. Wichtig ist uns hierbei, dass Ihr Tax CMS nicht nur rechtssicher, sondern auch praxistauglich, wirtschaftlich sinnvoll und effizient ist. So kann ein verstärkter Softwareeinsatz durch ein Steuer-Compliance-Tool zur Bewirtschaftung der Steuerrisiken zwar Sinn machen, aber nicht alles, was möglich ist, ist für Ihr Unternehmen auch sinnvoll. Weniger ist häufig mehr und wir achten hier auf das richtige Augenmaß.

Modul 4: Dokumentation und Kommunikation   

Gemeinsam erarbeiten wir die Prozess-Dokumentation. Wir schulen Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System, hinsichtlich ihrer Rollen und den Verantwortlichkeiten, aber auch zum Thema Compliance-Kultur im Unternehmen. Wir entwickeln mit Ihnen ein Organisationshandbuch zur Implementierung des Tax CMS.

Prüfung des Tax CMS nach IDW PS 980

Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren bereits ein Tax CMS eingeführt. Nicht immer ist es gut verknüpft, optimal wirksam und ausreichend dokumentiert, sondern kann in Bezug auf Rechtssicherheit noch verbessert werden.

Wenn Sie bereits über ein Tax CMS verfügen, unterstützen wir Sie gerne bei der Beurteilung bzw. Prüfung Ihres Systems nach den Grundsätzen des IDW Prüfungsstandards 980. Die Prüfung erfolgt grundsätzlich zweistufig. In einem ersten Schritt beurteilen wir die Angemessenheit Ihres Systems, also, ob Ihr System geeignet ist, die relevanten Fehler aufzudecken. In einem zweiten Schritt führen wir Untersuchungshandlungen durch um zur Wirksamkeit des Tax CMS Stellung zu nehmen.

So können Sie insbesondere gegenüber den Finanzbehörden den Nachweis der Angemessenheit und Wirksamkeit Ihres Systems erbringen. Sie liefern damit Indizien gegen Vorsatz und Leichtfertigkeit und können sich damit besser vor dem Verdacht einer Steuerstraftat oder einer leichtfertigen Steuerverkürzung schützen sowie zivilrechtliche Haftungsrisiken deutlich abmildern.

Haben Sie Fragen oder weiteren Informationsbedarf?

Sprechen Sie uns gerne an.

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