Case Study: So optimieren wir gemeinsam Ihr Working Capital

Das Unternehmen

Das familiengeführte mittelständische Unternehmen zählt als Hidden Champion im Bereich Manufacturing. Aber die energieintensiven Verarbeitungsprozesse belasten in der Energiekrise die Profitabilität des bisher gut mit Kapital ausgestatteten Betriebs.

Die Herausforderung

Die eingeschränkte Transparenz in den Verbindlichkeiten und Forderungen, unterschiedliche Laufzeiten, uneinheitliche Zahlungsziele und langwierige Abstimmungs- und Zuordnungsprozesse erschweren es, die Kapitalbindung und Liquidität angemessen zu steuern. Zunehmende Rohstoff- und Energiekosten sowie ein steigendes Inflations- und Zinsniveau setzen das eigene Unternehmen wie auch Lieferanten und Abnehmer unter Druck. Um den potenziellen Auswirkungen drohender Insolvenzen und Zahlungsausfälle auf das eigene Geschäft frühzeitig zu begegnen, braucht es schnell verfügbare Informationen über Entwicklungen im Zahlungsverkehr und geeignete Maßnahmen, um die Kapitalbindungsdauer zu reduzieren. Das aktuelle Systemsetup im Berichtswesen, gepaart mit der angespannten personellen Situation haben es unmöglich gemacht, dem gestiegenen Anspruchsniveau nachzukommen.

Die Lösung

Ein nutzerfreundliches Reporting-Tool liefert tagesaktuell einen vollständigen Überblick zu Forderungen wie auch Verbindlichkeiten und deren Laufzeiten, sowie über kurzfristige Veränderungen im Zahlungsverhalten der Kunden. Durch dieses erweiterte Berichtswesen lassen sich geeignete Maßnahmen ableiten, um Zahlungsziele mit Lieferanten und Kunden neu zu strukturieren, zu verhandeln und Spielräume zu nutzen. Ein eng getaktetes Mahnwesen reduziert die Forderungslaufzeiten signifikant und trägt nachhaltig zur Optimierung des Working Capitals bei. Weitere Maßnahmen betreffen die Automatisierung der Zahlungsabwicklung und Zuordnung zu offenen Posten. Neben der besseren Steuerbarkeit verschafft das den Mitarbeiter*innen den notwendigen Freiraum, um sich mit echten Klärfällen auseinanderzusetzen und diese zeitnah zu bearbeiten.

Die Umsetzung

Mit einem Quick-Assessment, auf Basis strukturierter Fragebögen und Systemanalysen, untersuchen unsere Expert*innen die wesentlichen Schwachstellen. In diesem Prozessschritt ermitteln sie auch den Kenntnisstand der Mitarbeiter*innen im Umgang mit dem aktuellen System und Schulungsbedarfe. Innerhalb von einer Woche entwerfen sie eine vorläufige Reporting-Lösung auf Basis von MS Excel, die das bestehende Reporting um die zwingend notwendigen Informationen ergänzt. Die entwickelte Lösung ist gleichzeitig die Blaupause für die Implementierung des Reporting-Tools. Dieses wird direkt mit den Daten aus dem Accounting-System versorgt. Das System ist so aufgebaut, dass über Pushverfahren wie auch ad hoc auf Abruf alle relevanten Informationen in empfängerorientierten Berichten und Dashboards bereitgestellt werden. Gemeinsam mit den Systemexpert*innen des Unternehmens optimieren sie den automatisierten Abgleich der offenen Posten und der Zahlungseingänge und -ausgänge. Darüber hinaus schulen diese die Mitarbeiter*innen im Umgang mit der Toollösung.

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