Die einzelnen Phasen

Was passiert in den einzelnen Phasen des Joint Audits? Wer ist wofür verantwortlich? Und was beinhaltet eigentlich der Prüfungsansatz? Wir haben die Schritte bei einer gemeinsamen Prüfung für Sie zusammengefasst.

1. Ernennung der Joint Auditors

Die Joint Auditors werden, wie jeder Abschlussprüfer, von den Aktionären des geprüften Unternehmens ernannt, in der Regel durch Beschluss der Hauptversammlung.

2. Eigenverantwortliche Auftragsannahme der Joint Auditor

Die Joint Auditors entscheiden eigenverantwortlich, ob sie den Prüfungsauftrag annehmen. Aufgrund der gemeinschaftlichen Haftung für das Prüfungsergebnis vereinbart das zu prüfende Unternehmen mit beiden Joint Auditors jeweils einzelne, dennoch aber abgestimmte Auftragsbedingungen, aus denen sich Umfang und Inhalt des Prüfungsauftrags sowie die vereinbarten Honorare und die Höhe der gesamtschuldnerischen Haftung ergeben.

3. Festlegung des jährlichen Prüfungsansatzes

Der jährliche Prüfungsansatz wird gemäß IDW PS 208 gemeinschaftlich festgelegt und beinhaltet die Erstellung eines gemeinsamen risikobasierten Prüfungsplans.

Dieser umfasst:

  • Befassung mit dem Betrugsrisiko und den sonstigen Risiken wesentlicher Falschaussagen
  • Bewertung des Kontrollumfelds des geprüften Unternehmens
  • Identifizierung der Risikobereiche und Bestimmung der Wesentlichkeit sowie
  • Festlegung der Prüfungshandlungen, die für die ordnungsgemäße Durchführung des Auftrags erforderlich sind.

Dazu wird ein gemeinsames Handbuch mit Prüfungsanweisungen erstellt. Es enthält eine Beschreibung der Prüfungshandlungen, die die jeweilige Prüfungsgesellschaft oder das Prüfernetzwerk in koordinierter und einheitlicher Weise bei den Tochtergesellschaften des Konzerns durchführen.

In der Praxis tragen beide Prüfungsgesellschaften zur Konsolidierung der genannten Dokumente bei und genehmigen anschließend beidseitig den gesamten Prüfungsansatz.  Dieser ist fast immer Gegenstand einer gemeinsamen jährlichen Präsentation der Joint Auditors vor dem Prüfungsausschuss des Konzerns.

4. Gesamtaufteilung der Arbeiten zwischen den Joint Auditor

Unabhängig von der Grundlage der Aufteilung wird ein Gleichgewicht zwischen den einzelnen Prüfungsgesellschaften angestrebt, gemäß der berufsständischen Norm zu Joint Audits. Diese legt fest, dass die erforderlichen Prüfungsarbeiten zwischen beiden Prüfern auf einer ausgewogenen Grundlage aufgeteilt werden.

Hierbei werden in der Regel Kriterien quantitativer oder qualitativer Art berücksichtigt. Wird eine quantitative Grundlage verwendet, kann die Aufteilung mit Bezug darauf erfolgen, wie viele Stunden der geschätzte Arbeitsaufwand umfasst. Wird eine qualitative Grundlage gewählt, so kann die Analyse auf dem Qualifikations- und Erfahrungsniveau der Mitglieder der Prüfungsteams erfolgen. Wird ein Konzernunternehmen von einer Gesellschaft geprüft, die nicht zu den Joint Auditors gehört, so wird die Arbeit des externen Prüfers von einem der Joint Auditors überwacht.

Aus der Aufteilung der Prüfungshonorare ergibt sich der Gesamtbetrag. Dabei besteht das Ziel in der Regel darin, dass jeder Joint Auditor zwischen 40 und 60 Prozent des Prüfungshonorars erhält. Eine Aufteilung von bis zu 70:30 Prozent kann akzeptiert werden. Eine Aufteilung von weniger als 30 Prozent für einen der Joint Auditors und mehr als 70 Prozent für den anderen kann zwar toleriert werden, wird aber z.B. in Frankreich von der dortigen Wertpapieraufsichtsbehörde AMF im Hinblick auf eine schrittweise Anpassung überwacht.

5. Aufteilung der Arbeiten auf die verschiedenen Prüfungsphasen

Die Prüfung der konsolidierten Tochtergesellschaften wird, sowohl bei Einzelprüfungen als auch bei Joint Audits, soweit wie möglich über die Prüfer der weltweiten Tochtergesellschaften des Mutterunternehmens abgedeckt.

Die Zuordnung von Tochtergesellschaften zu dem einen oder anderen Joint Auditor kann sich am Geschäftsbereich, an den Produkten oder an geografischen Kriterien orientieren. Ist eine Aufteilung nach Geschäfts- oder Produktkriterien erfolgt, wie es häufig bei der Prüfung diversifizierter Konzerne der Fall ist, wird jeder Joint Auditor in einem oder mehreren Geschäftsbereichen des Konzerns eingesetzt. Diese deckt er dann über alle Beteiligungsgesellschaften und geografischen Standorte ab.

Kommen geografische Kriterien wie Länder oder Zonen zur Anwendung, wird jeder Joint Auditor in einem oder mehreren Gebieten eingesetzt, in denen er wiederum alle betroffenen Gesellschaften prüft. Im Falle von großen Konzernen wird der Ansatz des Joint Audits oft dahingehend angewendet, dass innerhalb eines Geschäftsbereichs beide Prüfer beauftragt werden, um die Kontrollen durch das „Vier-Augen-Prinzip“ innerhalb eines wesentlichen Segments zu stärken.

Hinsichtlich des Einzelabschlusses des Mutterunternehmens wird die Prüfungstätigkeit auf der Grundlage der unterschiedlichen Prüfungszyklen und/oder Konzernfunktionen zwischen beiden Prüfern aufgeteilt. Bei den Mutterunternehmen großer Konzerne können die Prüfungszyklen mit der Geschäftsbereichsstruktur des Konzerns übereinstimmen. Unabhängig vom Ansatz stellen die Prüfer sicher, dass ihre jeweilige Arbeitsaufteilung alle wesentlichen Positionen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung des geprüften Unternehmens umfasst.

Hinsichtlich der Prüfung des Konsolidierungsprozesses wird die Prüfungstätigkeit aufgeteilt nach:

  • Themen (latente Steuern, Finanzierungsleasing, Entwicklung des Eigenkapitals, Zwischenergebniseliminierung usw.),
  • Geschäftsbereichen (Prüfung der Konsolidierungsbuchungen von allen Beteiligungsunternehmen eines bestimmten Segments) oder
  • geografischen Regionen (Überprüfung der Konsolidierungsbuchungen für alle Beteiligungsunternehmen eines bestimmten Landes).

Die Prüfungsgesellschaften stellen gemeinsam sicher, dass die Aufteilung der Prüfungstätigkeit eine vollständige Prüfung der Konsolidierung gewährleistet. In einigen Fällen kann es dazu kommen, dass die Prüfung des Konsolidierungsprozesses überwiegend von einem der Joint Auditors im Rahmen der insgesamt ausgewogenen Aufteilung der Prüfungsarbeit für den Konzern durchgeführt wird. Ist dies der Fall, muss/müssen der/die andere(n) Joint Auditor(s) eine kritische prüferische Durchsicht (einen sogenannten Peer Review) durchführen.

Wer ist bei der Berichterstattung wofür verantwortlich? Erfahren Sie mehr zu den Ebenen der Berichterstattung über die Konzernabschlussprüfung.  

6. Erstellung des gemeinsamen Prüfungsberichtes und Erteilung des gemeinsamen Bestätigungsvermerks

Die Joint Auditors erstellen einen gemeinsamen Prüfungsbericht, der an die Aktionäre des Konzerns gerichtet ist und diesen während der Jahreshauptversammlung vorgestellt wird. Das Prüfungsurteil wird in einem einzigen gemeinsamen Bestätigungsvermerk erteilt. Sonderbestimmungen existieren für den Fall, dass zwischen den Prüfungsgesellschaften Uneinigkeit über die Formulierung ihres Bestätigungsvermerks besteht.

In der Praxis finden diese Bestimmungen jedoch nur selten Anwendung. Sollten fachliche Konsultationen notwendig sein, beispielsweise im Zusammenhang mit Änderungen des regulatorischen Umfelds, wie neuen oder überarbeiteten IFRS, außergewöhnlichen Transaktionen, Ausgliederungen, Akquisitionen oder Restrukturierungen, so werden diese Konsultationen im Allgemeinen von einer der Prüfungsgesellschaften vorbereitet und durchgeführt.

Die Schlussfolgerungen werden der jeweils anderen Prüfungsgesellschaft zur Verfügung gestellt und dienen als Grundlage für die Formulierung einer gemeinsamen Stellungnahme gegenüber der geprüften Gesellschaft. Dieser Ansatz vermeidet doppelten Zeitaufwand für die Analyse und Recherche und gewährleistet dennoch eine doppelte Einschätzung der zu berichtenden Schlussfolgerungen.