Case Study: Wie wir Unternehmen bei ihrer Tax Compliance unterstützen

Das Unternehmen in dieser Case Study steht vor der Herausforderung, sein Tax Compliance Management System zu optimieren, denn die aktuellen Abläufe erweisen sich als aufwendig und sollen automatisiert werden – eine gute Gelegenheit, auch andere Prozesse in der Steuerabteilung zu digitalisieren.

Das Unternehmen

Der weltweit operierende Hersteller von Unterhaltungselektronik hat seinen Marktanteil in den vergangenen Geschäftsjahren immer weiter ausgebaut. Wesentlich zum Erfolg trägt der Direktvertrieb an die Endkundin/den Endkunden (B2C) über eigene Onlineshops bei. Mittelfristig will das Unternehmen näher an die Marktführer heranrücken und sich langfristig an die Spitze setzen.

Die Herausforderung

Durch den weltweiten Erfolg seiner Produkte ist das Unternehmen in sehr vielen Ländern mit lokalen Onlineshops und teilweise auch mit Vertriebsmitarbeitern aktiv. Der Verkauf der Waren erfolgt überwiegend durch die Landesgesellschaften. Der Hersteller beliefert sowohl die Lager der Landesgesellschaft als auch die Kund*innen unmittelbar. Die Menge an Warenströmen und Geschäftsvorfällen sowie die vielfältigen Vertriebs- und Transportkanäle erschweren die manuellen Kontrollmöglichkeiten durch die Buchhaltung, interne Revision und Konzernsteuerabteilung.

Eine gesetzeskonforme Versteuerung steuerpflichtiger Sachverhalte im jeweiligen Land sieht das Unternehmen als eine wesentliche rechtliche und gesellschaftliche Verpflichtung an. Damit soll auch die eigene Reputation geschützt werden. Für steuerliche Zwecke hat das Unternehmen ein Tax Compliance Management System aufgebaut. In diesem Zusammenhang wurden eine Vielzahl an steuerlichen Risiken analysiert und dokumentiert, die laufend überwacht und kontrolliert werden. Das erweist sich aber als erheblich aufwendiger als ursprünglich vermutet. Der Hersteller steht nun vor der Frage, wie er seine fachlichen Kontrollen und die Überwachung dieser Kontrollen in Vorprozessen automatisieren kann, um den aktuellen erheblichen Arbeitsaufwand zu reduzieren.

Die Lösung

Das erklärte Ziel ist eine weitgehende Automatisierung der manuellen Kontrollaufgaben. Dafür ist eine enge Verzahnung der Kontrolllösung mit den vorhandenen ERP-Systemen äußerst sinnvoll. Ergänzend können die Ergebnisse der maschinellen Kontrolle, der Fehleridentifikation und der Bearbeitung der Fehler durch die Fachbereiche zusätzlich Kapazitäten sowohl bei der internen Revision als auch bei externen Prüfern (Wirtschaftsprüfer, Finanzverwaltung) freisetzen. Für diesen Zweck muss jedoch eine ausreichende Dokumentation erstellt werden.

Die Umsetzung

Die Steuer- und Digitalisierungsexpert*innen von Mazars prüfen die länderspezifischen (steuerlichen) Kontrollen dahingehend, an welchen Stellen Abläufe automatisiert werden können und ob die operativen technischen Voraussetzungen vorhanden sind. In enger Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern wird im Anschluss daran ein passender Workflow konzipiert. Fachlich anspruchsvolle Kontrollen werden dabei auf ein maschinell verarbeitbares Level übersetzt. Gleichzeitig gilt es, eine geeignete weltweite Lösung zu finden, um Prozesse auch länderübergreifend zu automatisieren und an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Die enge Projektbegleitung und das agile Vorgehen ermöglichen, das neue System und darauf aufgebaute digitale Prozesse im laufenden Betrieb schnell und flexibel zu ergänzen und zu optimieren.

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