Die 6 größten Fallstricke bei der Digital Tax Transformation

An der Digitalisierung der Steuerabteilung führt kein Weg vorbei. Neben neuen Chancen und Möglichkeiten ergeben sich dabei aber auch neue Herausforderungen. Was sind die größten Hürden im Digitalisierungsprozess? Und wie können Sie diese erfolgreich umschiffen? Aus unserem Erfahrungsschatz mit Digitalisierungsprozessen haben wir die sechs größten Fallstricke für Sie zusammengetragen.

1. Es gibt keine digitale Agenda im Unternehmen

Wer digitalisieren will, braucht ein klares Ziel vor Augen und einen guten Plan, der den Weg dorthin bestmöglich beschreibt. Dieser Plan ist auch für andere Geschäftsbereiche und die Geschäftsleitung wichtig, weil er dabei hilft, alle Aktivitäten im Unternehmen aufeinander abzustimmen. So lassen sich Kräfte und andere Ressourcen bündeln und doppelte Arbeiten vermeiden. Eine digitale Agenda gibt wichtige Anhaltspunkte für die nächsten Jahre und schafft Sicherheit auch bei wechselnden Projektteams. Außerdem braucht es für wegweisende Projekte immer auch eine gemeinsame Vision. Wenn Sie Ihre Ziele klar formulieren und kommunizieren, wissen alle, was zu tun ist. Die Zusammenarbeit unterstützt das Gemeinschaftsgefühl und bringt die Mitarbeiter*innen durch gemeinsame Erfolge zusammen.

2. Die Rückendeckung fehlt

Für ideale Startbedingungen müssen sich das Management, relevante Schnittstellenfunktionen und vor allem die Mitarbeiter*innen der Steuerabteilung klar zur digitalen Transformation bekennen. Alle Beteiligten sollten die Notwendigkeit der digitalen Transformation erkannt haben sowie offen und transparent über das Vorhaben informieren. So können Sie Unsicherheiten auf allen Seiten von vorneherein ausschließen. Für den/die Leiter*in der Steuerabteilung nimmt ein klares Bekenntnis zur Digitalisierung außerdem Druck vom eigenen Budget. Vorhandene und auch neue Mittel lassen sich zielgenau dem Tages- bzw. dem neuen Projektgeschäft zuordnen. Das setzt auch wichtige Signale: Wir befinden uns in einer Übergangsphase und brauchen Raum für unser agiles Projektmanagement.

3. Die Ressourcenplanung ist unflexibel

Die digitale Transformation ist ein wichtiges Projekt, aber das Alltagsgeschäft darf darunter nicht leiden. Erst der richtige Mix sichert den nachhaltigen Erfolg. Wie also die vorhandenen Ressourcen einsetzen? Die Steuerabteilung in zwei Teams aufteilen? Eins für das Daily Business und eins für das Projekt „Digitale Transformation“? Aber wie stellt man dann sicher, dass die Digitalisierung der Steuerabteilung nicht an der Praxis vorbeiläuft? Also besser doch das ganze Team einbinden und die Arbeitszeit auf die Projekte verteilen? Hier ist tatsächlich Fingerspitzengefühl gefragt und auch die Bereitschaft der Projektverantwortlichen, bei Bedarf schnell einzugreifen. Wenn Entwicklungen offensichtlich in die falsche Richtung laufen, muss nachjustiert werden, um Ressourcen, Fähigkeiten und Kenntnisse auf die richtigen Themen zur richtigen Zeit zu setzen.

4. Den nötigen Skills wird zu wenig Beachtung geschenkt

Wer die digitale Transformation erfolgreich starten und einen fruchtbaren Boden für digitale Veränderungen und eine Innovationskultur schaffen möchte, muss sich auch mit dem Thema Change-Management befassen. Es gilt, die Menschen, die direkt und indirekt vom Change betroffen sind, mitzunehmen und in den gesamten Prozess – entsprechend ihren Fähigkeiten – einzubinden. Erforderliche Kompetenzen, die nicht vorhanden sind, lassen sich sukzessive aufbauen. Am wichtigsten dabei sind Skills, die die Mitarbeiter*innen auf der Reise der digitalen Transformation unterstützen. Dazu gehören ein prozessuales Verständnis sowie die Kompetenz, die Qualität eines Prozesses evaluieren zu können. Hinzu kommt die Fähigkeit, mit Expert*innen zusammenzuarbeiten und eine gute persönliche Vernetzung im Unternehmen sicherzustellen. Aber selbstverständlich muss nicht jeder im Team alles davon beherrschen.

5. Die interdisziplinäre Aufstellung wird vernachlässigt

Digitale Technologien sowie neue Softwarelösungen entwickeln sich heute immer schneller weiter. Damit verändert sich das Anforderungsspektrum an Steuerexpert*innen. Die Fähigkeit, Prozesse und technisch übersetzte Berechnungen zu überprüfen, KI- oder andere Lösungen zu beherrschen sowie mit internationalen Kolleg*innen zusammenzuarbeiten, sind dabei nur einige Beispiele. Steuerverantwortliche arbeiten zukünftig nicht nur mit anderen bestens vernetzten Geschäftsbereichen, sondern auch mit ebenso gut vernetzten und breit aufgestellten interdisziplinären Teams zusammen, die aus Steuerberater*innen, Business-Analyst*innen, Informatiker*innen und Data Scientists bestehen. Für eine reibungslose interdisziplinäre Zusammenarbeit gilt es, ausreichend fachliches Wissen aus anderen Disziplinen aufzubauen und einzusetzen. 

6. Eine Fehlerkultur ist nicht etabliert

Last, but not least: der vielleicht tückischste Fallstrick in unserer Liste. Die digitale Transformation ist ein komplexer Prozess, bei dem auch Fehler passieren. Gänzlich reibungslose Übergänge zum neuen Software-Tool oder zu einem neuen digitalen Prozess sind eher selten. Damit ein zu hoher Druck und ggf. Frust nicht in Resignation münden, die dazu führt, dass Beteiligte sich nur noch halbherzig für das Digitalisierungsprojekt engagieren, braucht es Raum für eine Fehlerkultur. Fehler müssen erlaubt sein, damit Mitarbeiter*innen auch einmal fernab von ausgetretenen Pfaden Lösungen ausprobieren können. Das bedeutet auch, Erfolge und Misserfolge sowie die Lehren daraus klar und offen zu kommunizieren und natürlich in das nächste Projekt mit einfließen zu lassen. Denn eines ist sicher: Fehler sind die besten Lehrmeister.

Die 6 größten Fallstricke bei der Digital Tax Transformation

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