3 Fragen, 3 Antworten – Digitale Tools oder Methoden: Was macht die Digital Tax Transformation aus?

Arbeiten Sie noch digital oder digitalisieren Sie schon? Wo ist der Unterschied, fragen Sie sich? Damit sind Sie nicht allein, denn hier besteht eine große Verwechslungsgefahr, die Zeit und Geld kosten kann. Daten in digitaler Form allein machen noch keine Digitalisierung. Und die wachsende Zahl an digitalen Tools und Software-Lösungen auf Ihrem Rechner oder Unternehmensserver ist auch noch keine digitale Transformation. Wir haben drei Fragen und drei Antworten zusammengestellt, die Ihren Blick auf die digitale Transformation verändern.

Frage 1: Was bedeutet Digitalisierung überhaupt?

Digitalisierung ist keine Frage der Technik, sondern einer Frage der Umsetzung. Klar geht Digitalisierung nicht ohne Hard- und Software, nicht ohne die Nullen und Einsen sowie Bits und Bytes. Unser Leben und Arbeiten ist damit aber nur im Ansatz „digitalisiert“. Denn wichtiger als das Format der Daten, in dem sie gespeichert werden, ist das, was wir mit ihnen machen. Eine eingescannte Rechnung kann schneller und einfacher von A nach B geschickt werden. Müssen beide Seiten die darin enthaltenen Informationen händisch aufbereiten bzw. verarbeiten, liegen beide Vorgänge jedoch nur zeitlich näher beieinander. Ein echter digitaler Prozess dagegen sieht so aus, dass mit dem Rechnungsscan die Informationen automatisch ausgelesen und systemintern an die richtige Abteilung übermittelt werden. Dort lösen sie automatisch die nächsten Prozessschritte aus. Wer Digitalisierung sagt, muss also Prozesse mitdenken. Ein prozessuales Verständnis, Datenkompetenz, die Fähigkeit, mit Expert*innen zusammenzuarbeiten und die Qualität eines Prozesses evaluieren zu können, sind unabdingbar, um die Digitalisierung zu meistern. Digitalisierung kann also nicht über die „Werkzeuge“ definiert werden, die wir benutzen, sondern allein über die Art und Weise, wie wir sie benutzen.      

Frage 2: Brauche ich jetzt diese eine Software, von der ich im letzten Webinar gehört habe?

Wahrscheinlich nicht, denn haben Sie schon einmal durchgezählt, wie viele verschiedene Anwendungen über Ihr ganzes Unternehmen verteilt laufen? Bevor Sie also dieser Sammlung ein weiteres Tool hinzufügen, das selbst auch erst an vorhandene Systeme anzuschließen ist, setzen Sie sich doch einfach einmal mit dem Geschäftsbereich und der IT zusammen. Überlegen Sie, was die vorhandenen Tools können und ob Sie die benötigten Daten vielleicht mit einer neuen Schnittstelle ganz einfach in das System Ihrer Steuerabteilung bekommen. Wichtig ist dabei, eine Strategie zu haben, die Ihnen als Richtschnur für die nächsten Jahre dient. Vielleicht ist die eben beschriebene Schnittstellenlösung ja doch nur eine zeitlich befristete Antwort auf ein Problem, das unternehmensweit angegangen werden muss. Dafür sollten Sie immer auch ein Auge auf die Unternehmens- und Digitalstrategie haben. Getreu dem Motto: Think big, but act small.

Frage 3: Wie mache ich meine digitalen Daten fit für die digitale Transformation?

Stellen Sie sich vor: Jede Software-Anwendung im Unternehmen ist wie ein kleines Datensilo. Im schlimmsten Fall sogar eine Blackbox, von der Sie gar nicht wissen, welche relevanten Daten sich darin befinden. Beide Fälle sind fatal in einer Welt, die Daten heute in ihrer Bedeutung mit dem Öl von damals gleichstellt. Die Analogie passt: Beide Rohstoffe müssen aufwendig geortet, erschlossen und gefördert werden. Im Fall der Daten ist die Steuerabteilung dafür eindeutig ein idealer Startpunkt. Schließlich gehört der Umgang mit Unternehmenszahlen und damit auch -daten zu ihrer ureigenen Kernkompetenz. Keine andere Abteilung wird so von Daten angetrieben wie die Steuerabteilung und ist damit derart geeignet, um Daten im Unternehmen zusammenzuführen. Ausgehend von der Steuerabteilung kann eine geeignete Dateninfrastruktur genutzt oder aufgebaut werden. Verbinden Sie die verschiedenen Datentöpfe im Unternehmen, um Datentransparenz herzustellen und auf diesem Weg herauszufinden, welche Prozesse, die in der Vergangenheit über persönliche oder manuelle Abfragen erfolgten, auch ganz einfach zu automatisierten digitalen Prozessen umgewandelt werden können.  

Fazit: Erst wenn Ihre Prozesse wirklich digitalisiert sind – und nicht nur einzelne Arbeitsprodukte –, können Sie anfangen, das Potenzial Ihrer Daten abzuschöpfen. Es sind also weniger die Tools, die die Digitalisierung der Steuerabteilung ausmachen, als vielmehr die Fähigkeit der Mitarbeiter*innen, Daten zu erschließen und das richtige Tool auszuwählen, um alles in einem digitalen Prozess zu verbinden.

Was macht die Digital Tax Transformation aus? Digitale Tools oder Methoden?

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