Covid-19: Wichtige Aspekte einer krisenfesten Lohnbuchhaltung

02.04.2020 – Was kann ich tun, um auch im Krankheitsfall die Lohnfortzahlungen sicherzustellen? Wie gewährleiste ich, dass meine Mitarbeitenden während der Corona-Krise ihre Gehaltsabrechnungen erhalten, zu deren Bereitstellung ich gesetzlich verpflichtet bin? An welchen Stellen empfehlen sich Outsourcing-Lösungen, damit ich meine Kräfte auf das Kerngeschäft konzentrieren kann?

Mit Ihren Maßnahmen, die Sie als Arbeitgeber in der Corona-Krise ergreifen, schützen Sie insbesondere die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden. Der Effekt: Virtuelle, dezentrale (Zusammen-)Arbeit und präventive Selbstisolation von Mitarbeitenden – im Fall von Verdachtsfällen – prägen inzwischen den Unternehmensalltag.

Der Schutz von Mitarbeitenden hat aber auch eine wirtschaftlich-existentielle Dimension: fortlaufende und regelmäßige Gehaltszahlungen. Dementsprechend sollten Sie als wichtige Krisenmaßnahme alle wesentlichen Voraussetzungen schaffen, um die Funktionalität der Lohnbuchhaltung – auch bei Ausfall von Mitarbeitenden – und den dezentralen Zugang zu Lohnbuchhaltungssystemen und den damit zusammenhängenden Informationen zu gewährleisten. 

Wichtig sind dafür insbesondere folgende Aspekte:

Lohnbuchhaltung

Wenn einzelne oder alle Mitarbeitende der Lohnbuchhaltung ausfallen oder nicht verfügbar sein sollten, müssen auch andere Mitarbeitende oder externe Unterstützung in der Lage sein, die erforderlichen Informationen zu sammeln und gegebenenfalls in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware einzupflegen.

Zu diesen Informationen können unter anderem folgende gehören:

  • zurzeit potentiell von zentraler Bedeutung:
    • Erfassung von Krankheitstagen und Abwesenheit
    • Beratung zu Kurzarbeitergeld und/oder sonstigen Covid-Maßnahmen zur Lohnbuchhaltung / Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Unterstützung
    • neue und scheidende Mitarbeitende
    • dauerhafte Änderungen, z.B. Gehaltserhöhungen
    • Änderung von Rentenbezügen
    • Änderung von Elternzeiten
    • ergänzende Auszahlungsbeträge / -modalitäten

Rechtliche Fragen

Die Lohnbuchhaltung wirft komplexe rechtliche Fragen an der Schnittstelle von Lohnsteuerrecht, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht auf. Durch die Corona-Krise ergeben sich zudem zusätzliche Änderungen und Anpassungen.

Wenn Sie über eine interne Lohnbuchhaltungsabteilung verfügen, sollten auch andere Mitarbeitende wissen bzw. befähigt werden, die vorhandenen Informationen zu verarbeiten. Hierzu ist es essentiell, den möglichen Ausfall des entsprechenden Fachpersonals durch die Befähigung anderer Mitarbeitender – in Form von Schulungen in grundlegenden, relevanten Themengebieten – kompensieren zu können.

Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung ausgelagert haben, mag Sie dieser Aspekt nur mittelbar betreffen. Nichtsdestotrotz sollten ausreichend Mitarbeitende in der Lage sein, Lohn- und Gehaltsabrechnungen gegebenenfalls zu prüfen und nach Abschluss zu genehmigen. 

Gehaltsauszahlungen

Eine der wichtigsten Fragen, die Sie als Arbeitgeber berücksichtigen müssen, ist die Gehaltsauszahlung, falls die Lohnbuchhaltung ausfällt und/oder nicht handlungsfähig ist.

Daher sollten Sie sicherstellen, dass ein zuverlässiger und transparenter Plan für die Bezahlung der Mitarbeitenden für die kommenden Monate vorliegt. Dabei gilt es, Auszahlungs- und Abrechnungsmethoden sowie die Auszahlungshöhe festzulegen und zu dokumentieren.

Gehaltsabrechnungen

Rechtlich gesehen haben die Mitarbeitenden Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung, unabhängig davon, ob sie im Büro oder dezentral arbeiten. Dementsprechend müssen Sie gewährleisten, dass physische oder elektronische Gehaltsabrechnungen bereitgestellt werden.

Die Berücksichtigung und Umsetzung der benannten Themenschwerpunkte bedarf festgelegter und resilienter Prozesse, flexiblen Personaleinsatzes und entsprechender Mitarbeiterbefähigung sowie technischer Voraussetzungen, wie Zugang zu den Lohnbuchhaltungssystemen.

Wir unterstützen Sie bei der Konzeption eines entsprechenden Maßnahmenpaketes.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen ganzheitliche HR-Lösungen über den gesamten Mitarbeiterzyklus.

Wir übernehmen die administrativen Personalaufgaben vom Eintritt bis zum Austritt eines Mitarbeiters und erledigen die anfallenden Tätigkeiten zielorientiert und effizient. Wir führen bedarfsorientierte, maßgeschneiderte Lösungen für standardisierte HR-Prozesse und -Abläufe ein.

Wir unterstützen zudem durch gezielte rechtliche Beratung, u. a. im Arbeitsrecht, bei der Auslagerung von Personaladministrationsaufgaben und begleiten Unternehmensgründungen durch direkte Übernahme der operativen Personalarbeit. Auf diese Weise können Sie sich auf ihre strategischen Personalaufgaben konzentrieren und zur Kostenreduzierung die Effizienz ihrer betrieblichen Abläufe steigern.

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